Enkele weken geleden introduceerden we de blog reeks van Sonja Koster. De komende weken deelt zij de ervaringen van haar deelname aan Governance Essentials. Haar derde blog lees je hieronder:

IT Vraagstukken en de 4V
Op dag 3 van het Governance Essentials programma staat het onderwerp IT Vraagstukken centraal. IT vraagstukken gaan geregeld gepaard met enorme budgetten en vaktechnische termen waarbij de IT vraagstukken de verschillende wensen binnen een organisatie verwezenlijkt moeten krijgen. De rode draad voor mij deze dag: Op welke wijze kan ik als commissaris goed toezicht houden op de IT vraagstukken binnen een organisatie en op welke wijze en met welke vragen krijg ik voldoende inzicht?

In de IT zijn op dit moment verschillende trends zichtbaar, namelijk Cyber security, Artificial Intelligence, Internet of Things, Block chain, Robotisering, Being connected en Big data. Deze trends hebben elk hun eigen impact op de organisatie. In hoeverre sluit de organisatie aan op de trends? Zijn deze trends kansen of bedreigingen voor de onderneming? Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de lange termijn waardecreatie van een onderneming?

In de afgelopen eeuw heeft een transitie plaatsgevonden van ‘productiemaatschappij’ naar een ‘kennismaatschappij ‘. Was er in de jaren 1900 nog sprake van de ‘age of manufactoring’, is er in de huidige tijd meer en meer sprake van de ‘age of the customer’. Deze transitie vraagt veel van de flexibiliteit van organisaties en de mogelijkheid tot het meebewegen in stromingen. Door de huidige mogelijkheden die technologie met zich meebrengt, kunnen de veranderingen elkaar sneller opvolgen. Hierbij is het van belang dat een organisatie de balans vindt tussen het beheren van de huidige organisatie en het verkennen van de mogelijkheden voor de toekomstbestendige organisatie. De vraag die hierbij gesteld kan worden door de commissaris is: Is de organisatie aan het exploiteren en/of aan het exploreren?

Daarnaast is het inzicht in de IT Governance van belang. De IT Governance richt zich zowel op de ontwikkeling als het beheer van de IT. In de IT Governance moet een evenwichtig inzicht bestaan in de functionaliteit en de kwaliteit van de automatisering, waarbij als markers aangemerkt kunnen worden het gebruikersgemak, rendement en productiviteit. De vragen die helpen om inzicht te krijgen in de governance zijn de 4V: Verdient het…?, Versnelt het …?, Verbetert het …?, Vergemakkelijkt het …?

Als commissaris is het soms nodig om in te grijpen in het proces, bijvoorbeeld als een van de voorgaande 4V’s niet toereikend beantwoord kan worden. Voor het moment van ingrijpen zijn er twee vragen die beantwoord dienen te worden. 1). Wanneer grijp ik als commissaris in? en 2). Hoe grijp ik in? De beantwoording van deze vragen kan grote gevolgen hebben voor de uitkomst van het proces.

Terugkomend op mijn eerste vraag: “Op welke wijze kan ik als commissaris goed toezicht houden op de IT vraagstukken binnen een organisatie en op welke wijze en met welke vragen krijg ik voldoende inzicht?”, kan ik stellen dat ik mijn vragen dien te richten op het bredere terrein waarin IT zich afspeelt. In welk stadium van ontwikkeling bevindt de organisatie zich? Welke trends hebben impact en hoe is de governance vormgegeven? Met al de vragen in het achterhoofd maakt het ook uit of en hoe mogelijk ingrijpen of bijsturing plaats moet vinden.

Benieuwd of Governance Essentials ook wat voor jou is? Hier lees je er meer over en kun je de brochure downloaden.