De gouden regel voor effectieve vergaderingen

De dynamiek in een team kan een vergadering maken of breken. Ben je ooit in een ontmoeting geweest waar mensen elkaar onderbreken, nieuwe ideeën introduceren wanneer ze op het gesprek zouden moeten bouwen en iemand anders moeten herhalen, alleen om te worden gehoord? Door deze communicatie verspil je tijd en energie en leidt meestal tot meer bijeenkomsten om misverstanden te corrigeren of besluiten te herhalen.

Maar er is één ding dat je kan doen wat een belangrijk verschil kan maken om de kwaliteit van de tijd die je in vergaderingen doorbrengt te verbeteren. Namelijk luisteren. Door het verbeteren van de manier waarop je luistert en anderen begrijpt in vergaderingen, kan je die tijd meer productief maken door herhaling en misverstanden te verminderen. Als je ‘luisteren’ kan zoveel problemen kan voorkomen of oplossen, waarom is het zo moeilijk dan?

Een reden is dat we luisteren onderbreken is om onze eigen ideeën te delen. We luisteren zodat we met ons perspectief kunnen inspringen. Of we zijn ongerust dat we zullen vergeten wat we willen zeggen als we te lang luisteren. We richten ons op onze eigen communicatie, in plaats van te luisteren naar anderen te begrijpen. Ik als extravert had hier ook last van, echter heb ik een oplossing gevonden om vergaderingen, meetings, colleges en seminars vele malen effectiever te maken.

Het heet visual notetaking of sketchnoting, in het Nederlands: Visueel aantekeningen maken. Wellicht maakt u al aantekeningen tijdens vergaderingen óf gebruikt u de uitgeprinte agenda om een beetje op te doodlen. Doodlen zijn kleine tekeningetjes of kringeltjes tekenen tijdens het luisteren, dit kan heel ongeïnteresseerd overkomen. Maar niets is minder waar. Het maakt u een betere luisteraar!
Aantekeningen die men meestal maakt hebben betrekking op eigen acties of het inbrengen van eigen punten. Echter dan valt u in dezelfde valkuil als hierboven geschetst. Daarom neem ik u graag mee in de basisprincipes van het sketchnoting. Dit zijn mijn basisregels:

1. Plezier! Ik beleef veel plezier aan het maken van visuele aantekeningen. Tijdens het luisteren associeer ik met beelden. Bijvoorbeeld: iemand heeft het over een stip op de horizon, dan is dit eenvoudig te visualiseren door middel van een horizon en een weg naar dit doel toe. In woorden zet ik het doel bij de stip en op de weg ernaartoe noteer je een aantal punten als mijlpalen. Ander voorbeeld: gaat het over visie? Dan denk ik aan een oog of een verrekijker als het een lange termijn visie is. Hierbij maak je beelden van het verhaal, een belangrijk breinprincipe voor het verwerken van informatie is dat je verbanden legt met datgene wat je al weet. Dus zeer nuttig én aangenaam.

2. Probeer! Ik kan niet prachtig tekenen, ja sommige plaatjes zijn lelijk of lijken nergens op. Dat vind ik niet erg (meer), ik probeer het temminste. Als je het niet probeert zal je het niet leren. Ik wil je aanmoedigen om het gewoon een paar keer te proberen en je zal zien dat de informatie beter beklijft. Proberen zorgt ook voor extra aandacht voor het onderwerp, er is letterlijk geen ruimte meer in je kort termijn geheugen om af te dwalen. Kortom een tweede breinprincipe om informatie beter te onthouden.

3. Niet perfect! In lijn met regel twee is dit een heel belangrijke basisprincipe. Als je de probeert perfecte tekeningen te maken zal je aandacht daarnaar uitgaan waardoor het luisteren afneemt én ben je niet snel tevreden. Visuele aantekeningen zijn vooral voor jezelf om de informatie beter en efficiënter te verwerken. Daarom kan je een aantal basisvormen aanleren en daarmee experimenteren. Naast de basisvormen zijn er templates voor een eenvoudige structuur, zolang je jezelf de perfectionisme druk maar niet op legt.

Als jij ook wilt beginnen met visueel aantekeningen en alles over de basisvormen en templates wil leren, dan kan je twee dingen doen: volg de online training ‘Notes of a Genius’ of kom naar de live workshop op dinsdag 7 november aanstaande speciaal voor NCD-leden. Niet-leden zijn uiteraard ook welkom.

 -Karlijn L’Ortye