Reglement Benoemingscommissie

Laatste update: 19 januari 2016

NCD, Nederlands Centrum van Directeuren en Commissarissen, (hierna: NCD) gevestigd te Amsterdam: zoals van kracht per 19-1-2016

I. INLEIDING

In artikel 11.5 en 16.7 van de statuten van NCD is gesteld dat bij reglement nadere regels worden gesteld omtrent de benoemingscommissie. Dit reglement vormt derhalve een aanvulling op hetgeen in de wet en de statuten van de NCD (hierna te noemen: Statuten) is geregeld omtrent de benoemingscommissie (BC).

II. UITWERKING

Artikel 1 Benoemingscommissie

  1. De vereniging kent een benoemingscommissie aan welke de bevoegdheden toekomen zoals bepaald bij de Statuten en bij dit reglement.

  2. De benoemingscommissie bestaat uit vijf personen, te weten de voorzitter van de ledenraad, twee door het bestuur te benoemen bestuurders en twee door de ledenraad te benoemen leden van de ledenraad.

  3. Met uitzondering van de voorzitter van de ledenraad, geldt dat een lid van de benoemingscommissie als zodanig fungeert voor een periode van drie jaar. Een door het verstrijken van de benoemingsperiode aftredend lid van de benoemingscommissie is éénmaal onmiddellijk herbenoembaar voor een volgende periode van drie jaren.

  4. Het lidmaatschap van de benoemingscommissie eindigt zodra hij of zij de hoedanigheid als bedoeld in lid 2 verliest die voor benoeming noodzakelijk is.

  5. In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk door het bestuur respectievelijk de ledenraad voorzien. Degene die wordt benoemd teneinde in een tussentijdse vacature te voorzien, heeft zitting voor de resterende periode van zijn of haar voorganger. Indien de resterende duur twee jaar is of korter dan twee jaar, dan telt zij voor het bepaalde in lid 3 niet mee en geldt derhalve een onmiddellijke herbenoeming als benoeming voor een eerste zittingsperiode.

  6. De ledenraad en het bestuur gezamenlijk kunnen een lid van de benoemingscommissie dat zich naar het oordeel van de ledenraad niet gedraagt overeenkomstig hetgeen redelijkerwijs van een lid van de benoemingscommissie mag worden verwacht of anderszins niet naar behoren functioneert ontslaan bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste drie vierden van de uitgebrachte stemmen uitmakende meer dan de helft van het aantal leden van de ledenraad.

1. De benoemingsprocedure lid ledenraad/bestuurslid/ bestuursvoorzitter:

Na het ontstaan van een vacature in de ledenraad/het bestuur stelt de benoemingscommissie (hierna te noemen: BC) een profiel op voor die vacature op voordracht van de ledenraad (in geval van een vacature voor de ledenraad) cq het bestuur (in geval van een vacature voor het bestuur). De BC bestaat uit de voorzitter van de ledenraad, alsmede twee leden van de ledenraad en twee leden van het bestuur, niet zijnde de voorzitter indien het de verkiezing van de voorzitter van het bestuur betreft. Bij ontstentenis van de voorzitter van de ledenraad wordt een ander lid van de ledenraad door de ledenraad aangewezen als lid en tijdelijk voorzitter van de BC.

De BC houdt bij het opstellen van het profiel niet alleen rekening met de gebruikelijke eisen gesteld aan een lid van de ledenraad cq bestuurder, maar tevens met een aantal specifieke criteria ten behoeve van een evenwichtige ledenraad/bestuurssamenstelling, te weten:

  • noodzakelijke competenties en persoonlijkheidsprofielen
  • voldoende landelijke spreiding
  • verdeling naar leeftijd en geslacht
  • sector- en branchespreiding
  • spreiding in executives versus non-executives
  • variatie in bedrijfsgrootte

2. De procedurele stappen

  1. De vacature wordt onder alle NCD leden bekend gemaakt via het ledennet en in een mailing (nieuwsbrief). Hierbij wordt naast het profiel gesteld aan het kandidaat-ledenraadslid/bestuurslid tevens de procedure in tijdsduur en in stappen uitgelegd (zodat alles op voorhand bekend is, inclusief antecedenten-onderzoek). Leden kunnen binnen de daarvoor gestelde termijn van 4 weken solliciteren bij de BC als kandidaat.

  2. De aanmelding(stermijn) wordt 10 dagen voor sluiting nogmaals gemeld aan alle leden via dezelfde kanalen (mailing en ledennet).

  3. De BC selecteert per vacature uit de beschikbare kandidaten de in haar ogen meest geschikte 5 kandidaten. Hierbij wordt aan alle kandidaten aandacht besteed, ook aan de redenen waarom een bepaalde kandidaat minder geschikt zou zijn dan anderen. Dit wordt tevens gedocumenteerd, teneinde gefundeerd kandidaten te kunnen informeren (zie stap 8).

  4. Iedere kandidaat wordt minimaal 2 maal door een wisselend deel van de BC geïnterviewd. Na onderling overleg selecteren de leden van de BC één kandidaat in het geval het een vacature in het bestuur betreft.

  5. Bij elke voorgestelde kandidaat krijgt het bestuur de gelegenheid aan te geven of er zwaarwegende bezwaren zijn tot benoeming over te gaan. Het bestuur maakt eventuele zwaarwegende bezwaren kenbaar bij de benoemingscommissie. Deze beslist over de definitieve kandidaatstelling.

  6. Ten aanzien van de definitief geselecteerde kandidaat wordt een onderzoek uitgevoerd naar onafhankelijkheid, onbesproken gedrag en reputatie/risico. Dit onderzoek wordt door een externe, onafhankelijke partij uitgevoerd.

  7. De kandidatuur wordt geagendeerd (CV, bevindingen/ aanbeveling BC en antecedenten onderzoek) in de eerstvolgende ledenraadvergadering. De ledenraad benoemt vervolgens voor 4 jaar (of voor een mogelijk afwijkende termijn als het een tussentijdse vacature betreft) de betreffende kandidaat.

  8. Voor de bestuursvoorzitter geldt de volgende afwijking van stap 7: hij of zij wordt via de ledenraad voorgedragen in de Algemene Vergadering van Leden en wordt vervolgens voor 4 jaar (of voor een mogelijk afwijkende termijn als het een tussentijdse vacature betreft) benoemd door de leden.

  9. Alle kandidaten die na stap 4 niet geselecteerd werden, worden persoonlijk geïnformeerd omtrent hun afwijzing door één van de leden van de BC.

  10. Ingeval het aantal voorgedragen kandidaten voor de ledenraad correspondeert met het aantal vacatures doet het bestuur, namens de ledenraad, digitaal een voorstel naar de leden om de kandidaten bij acclamatie te benoemen. Bij meer kandidaten dan vacatures zorgt het bestuur voor een digitale verkiezing door de leden. De uitslag hiervan is bindend, tenzij kandidaten eenzelfde aantal stemmen verwerft; dan beslist het lot.

  11. . In het geval er sprake is van een digitale verkiezing van een lid of leden van de Ledenraad worden de kandidaten daarover geïnformeerd. Via een Nieuwsbrief worden de kandidaten voorgesteld aan de leden en hebben 4 weken de gelegenheid om hun stem uit te brengen op de kandidaat van hun keuze. Tien dagen voor de afloop van deze 4 weken volgt een herinneringsmail aan alle leden die hun stem nog niet hebben uitgebracht. Op de sluitingsdag van de verkiezingstermijn worden door het Bureau de stemmen opgeteld en de einduitslag bekend gemaakt via de eerstvolgende Nieuwsbrief. De BC informeert de kandidaten zo snel mogelijk, voor het uitkomen ven de betrokken Nieuwsbrief.

3. Overige regels/ aanbevelingen

Bij een negatieve uitkomst van de stappen 5 t/m 8 gaat de BC telkens terug naar stap 4.

De BC is –na goedkeuring van bestuur en ledenraad- gemachtigd externe partijen in te huren voor het vervullen van de vacature(s). Deze externe partij is gehouden vorenstaande onder 2. gemelde procedure te volgen. Noch leden van de BC, noch leden van het bestuur, noch van de ledenraad, mogen belangen hebben in genoemde, extern in te huren partijen.

Bij de uitrol van de procedure moet rekening worden gehouden met de vergaderdata van de ledenraad.

Gezien de gevoeligheden als het om het voorstellen en afwijzen van kandidaten gaat zijn transparantie en zorgvuldigheid van het grootste belang. De BC zal dan ook telkens de individuele kandidaten persoonlijk informeren over de voortgang in het proces alsmede motiveren ingeval een kandidaat niet wordt voorgedragen. (De directeur van) het bureau bereidt het proces voor en begeleidt het. Hij of zij zorgt tevens voor de in acht te nemen randvoorwaarden en planning van bijeenkomsten, interviews etc. Reacties op de oproep komen terecht bij het NCD bureau en worden doorgegeven aan de BC.

III. ALGEMEEN EN SLOT

Algemene bepaling

Wanneer ten aanzien van enige bepaling van de Statuten of van dit reglement verschil van opvatting blijkt te bestaan, beslist de Ledenraad.

Slotbepaling

De inhoud van dit reglement kan worden gewijzigd door de Ledenraad, op voorstel van het Bestuur.

Aldus, op voorstel van het Bestuur, vastgesteld door de Ledenraad in zijn vergadering van 19-1-2016 .

No image