Laatste update: 1 januari 2022
Dit Protocol Klachtenregeling is opgesteld met inachtneming van artikel 8, lid 4c van de statuten van de Nederlandse vereniging van Commissarissen en Directeuren (NCD), artikel 5 van het bijhorende Huishoudelijk Reglement en sluit aan bij de geldende Code of Conduct van de NCD.
1.1 Dit Protocol beoogt willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling ten aanzien van klachten, geschillen en ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden.
1.2 Binnen de vereniging wordt belangenverstrengeling, fraude, diefstal, financiële malversaties, corruptie, steekpenningen, voorkennis, opruiing, intimidatie, chantage, afpersing, (online) bedreigingen, reputatiebeschadiging, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten, discriminatie, disrespect en ander onrechtmatig, crimineel of ongewenst gedrag niet getolereerd en niet geaccepteerd.
1.3 Verschillen van inzicht tussen Leden ten aanzien van regels, procedures, verantwoordelijkheden, rollen, functies vallen ook binnen dit Protocol.
1.4 Onder ‘Klacht’ wordt in dit Protocol verstaan: klacht, geschil en signaal klokkenluider.
2.1 Een verenigingslid met een klacht kan schriftelijk een klacht indienen bij de Klachtencommissie.
2.2 Anonieme klachten en niet onderbouwde klachten worden niet in behandeling genomen.
2.3 De Klachtencommissie kan besluiten klachten niet in behandeling te nemen indien deze klachten worden ingediend later dan één jaar nadat de gebeurtenis waarop de klacht(en) betrekking heeft plaatsgevonden.
Eenieder die in het kader van dit Protocol op enigerlei wijze kennis verkrijgt van vertrouwelijke gegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Indien geheimhouding wordt geschonden treedt artikel 8 van de Statuten in werking.
4.1 Het Bestuur benoemt een permanente Klachtencommissie uit de leden die bestaat uit minimaal één persoon en maximaal drie personen.
4.2 Mocht er - ook bij herhaalde oproep - geen gekwalificeerd lid voor de klachtencommissie gevonden worden, zal deze taak door het bestuur bij een gekwalificeerde onafhankelijke externe partij belegd worden, totdat een commissie bestaande uit eigen leden gevonden is.
4.3 De commissie kent een zittingstermijn van 3 jaar volgens een rooster van aan/aftreden met een maximale zittingstermijn voor haar leden van 2 achtereenvolgende driejaarlijkse perioden, waarna herbenoeming in de commissie niet meer mogelijk is.
4.4 Bij de samenstelling van de commissie wordt gestreefd naar diversiteit.
4.5 Het Bestuur verschaft de commissie (via het Bureau), in overleg de middelen die nodig zijn voor een goede uitoefening van haar taken. Het Bestuur informeert de vereniging (via het Bureau) over de benoeming en contactgegevens van de Klachtencommissie.
4.6 In de commissie is juridische deskundigheid en deskundigheid op het gebied klachtenbehandeling aanwezig.
4.7 De leden van de commissie mogen geen persoonlijk belang hebben bij de afhandeling van de klacht en niet (direct) betrokken zijn bij de klacht. In een dergelijk geval is de commissie bevoegd tot een uitspraak te komen met één lid. Indien het persoonlijk belang voor alle leden van de commissie geldt zal de klacht bij een onafhankelijke derde neergelegd worden.
5.1 De Klachtencommissie heeft tot taak:
5.2 De Klachtencommissie brengt jaarlijks aan het Bestuur een geanonimiseerd verslag uit over het aantal en de aard van de behandelde klachten alsmede de aard van de gegeven adviezen, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt.
5.3 De Klachtencommissie:
5.4 Van het horen van klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
5.5 De Klachtencommissie verstrekt aan derden geen informatie over de klachten/of de klacht behandeling dan na toestemming van de direct betrokkenen, behoudens aan het Bestuur.
5.6 Indiening klacht
5.7 Ontvankelijkheid
5.8 Behandeling
5.9 Onderzoek
5.10 Rapportage
6.1 Binnen 4 weken na ontvangst van de rapportage van de Klachtencommissie zal het Bestuur een beslissing nemen over de (eventueel) te nemen maatregelen op individueel niveau. Het Bestuur zal daarbij het advies van de Klachtencommissie als uitgangspunt nemen. Als het Bestuur afwijkt van het advies, dan zal zij dat in overleg met de Klachtencommissie doen en dan zal zij dat met redenen omkleed in de schriftelijke beslissing motiveren.
6.2 Afhankelijk van de aard en de zwaarte van de klacht kan het Bestuur besluiten om een lid/leden tijdelijk hangende het onderzoek uit rol/functie/taken te ontheffen.
6.3 Een afschrift van het bestuursbesluit wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.
6.4 Afhankelijk van de zwaarte van de klacht(en) kan door het Bestuur de volgende sancties worden opgelegd aan degene tegen wie een gegronde klacht is gericht:
6.5 Indien blijkt dat de geuite klacht ongegrond is, dan zal het Bestuur de nodige maatregelen nemen om de situatie te normaliseren. De Klachtencommissie zal daarover advies worden gevraagd.
6.6 Indien sprake is van een bewuste valse klacht, dan zal het Bestuur gepaste maatregelen nemen om degene tegen wie de klacht is gericht te rehabiliteren. Ook zullen gepaste maatregelen genomen worden tegen degene die de valse klacht bewust heeft ingediend. De Klachtencommissie zal daarover om advies worden gevraagd.
6.7 Indien één van de betrokkenen het niet eens is met de beslissing van het Bestuur dan kan deze zich rechtstreeks wenden tot het Bestuur met een met redenen omkleed schriftelijk bezwaar. Het Bestuur zal binnen 2 weken schriftelijk op het bezwaar reageren.
6.8 Indien de reactie van het Bestuur niet bevredigend is voor de betrokkene, dan kan hij/zij zich met onderbouwing beroepen op artikel 8 van de Statuten.
7.1 Indien een klacht het Bestuur betreft, dient daar waar in dit Protocol ‘Bestuur’ staat, te worden gelezen ‘AV’.
7.2 Gegevens die betrekking hebben op een klacht worden bewaard op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor de leden van de Klachtencommissie en het bestuur.
7.3 De gegevens met betrekking tot een klacht worden tot vijf jaar na behandeling bewaard. Daarna worden deze door de secretaris van de Klachtencommissie vernietigd.
7.4 De leden van de Klachtencommissie mogen niet door het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie als lid van de Klachtencommissie nadeel ondervinden in hun rechtspositionele aanspraken.
7.5 De leden van de Klachtencommissie worden noodzakelijke faciliteiten geboden om hun werkzaamheden te kunnen vervullen.
7.6 Het Bestuur stelt, te rekenen vanaf het tijdstip waarop deze regeling in werking is getreden, telkens na verloop van twee jaar een rapport op met zijn bevindingen ten aanzien van de werking in de praktijk van deze regeling.
Natuurlijk zorgen wij goed voor je gegevens. In ons privacy statement lees je welke rechten je hebt. Bekijk een volledig overzicht van cookies en vergelijkbare technieken en hoe wij die gebruiken.